Archivordnung

Auf Grund von § 4 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg und § 7 Abs. 3 des Landesarchivgesetzes hat der Gemeinderat am 06.03.1991 folgende Satzung beschlossen:

§ 1
Aufgaben und Stellung des Stadtarchivs

(1) Die Stadt Ostfildern unterhält ein Stadtarchiv.

(2) Das Stadtarchiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung angefallenen Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu überprüfen und solche von bleibendem Wert mit den entsprechenden Amtsdrucksachen zu verwahren, zu erhalten, zu erschließen sowie allgemein nutzbar zu machen. Das Stadtarchiv sammelt außerdem die für die Geschichte und Gegenwart der Stadt Ostfildern bedeutsamen Dokumentationsunterlagen und unterhält eine Archivbibliothek. Es kann fremdes Archivgut aufnehmen.

(3) Das Stadtarchiv fördert die Erforschung und die Kenntnis der Stadt- und Heimatgeschichte.

§ 2
Benutzung des Stadtarchivs

(1) Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, kann nach Maßgabe dieser Archivordnung das Stadtarchiv benutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivguts nichts anderes ergibt.

(2) Als Benutzung des Stadtarchivs gelten
a) Auskunft und Beratung durch das Archivpersonal
b) Einsichtnahme in die Findbücher und sonstigen Hilfsmittel
c) Einsichtnahme in Archivgut

§ 3
Benutzungserlaubnis

(1) Die Benutzung des Stadtarchivs wird auf Antrag zugelassen, soweit Sperrfristen nicht entgegenstehen. (§ 6 Abs. 2-5, Abs. 6 Satz 1 u. 2 LArchG , §§ 8, 10, 11, BArchG gelten für das Stadtarchiv entsprechend).

(2) Der Antragsteller hat sich auf Verlangen über seine Person auszuweisen und einen Benutzungsantrag auszufüllen.

(3) Die Benutzung des Stadtarchivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
a) Grund zu der Annahme besteht, daß das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würde
b) Grund zu der Annahme besteht, daß schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen, oder
c) der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde oder
d) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
e) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen.

(4) die Benutzung des Stadtarchivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
a) das Wohl der Stadt Ostfildern verletzt werden könnte,
b) der Antragsteller wiederholt oder schwerwiegend gegen die Archivordnung verstoßen oder ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
c) der Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zuläßt,
d) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist,
e) der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann.

(5) Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
a) Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen oder
b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten, oder
c) der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält,
d) der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.

§ 4
Ort und Zeit der Benutzung, Verhalten im Benutzerraum

(1) Das Archivgut kann nur im Benutzerraum während der festgesetzten Öffnungszeiten eingesehen werden. Das Betreten der Magazine durch Benutzer ist untersagt.

(2) Die Benutzer haben sich im Benutzerraum so zu verhalten, daß kein anderer behindert oder belästigt wird. Zum Schutz des Archivguts ist es insbesondere untersagt, im Benutzerraum zu rauchen, zu essen oder zu trinken. Kameras, Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürfen in den Benutzerraum nicht mitgenommen werden.

§ 5
Vorlage von Archivgut

(1) Das Stadtarchiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivguts beschränken; es kann die Bereithaltung zur Benutzung zeitlich begrenzen.

(2) Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, spätestens am Ende der täglichen Öffnungszeit wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern, insbesondere
a) Bemerkungen und Striche anzubringen,
b) verblaßte Stellen nachzuziehen,
c) darauf zu radieren, es als Schreibunterlage zu verwenden oder Blätter herauszunehmen.

(3) Bemerkt der Benutzer Schäden an dem Archivgut, so hat er sie unverzüglich dem Aufsichtspersonal anzuzeigen.

(4) In Ausnahmefällen kann Archivgut an andere Archive und zu Ausstellungszwecken ausgeliehen werden.

(5) Die vorstehenden Regelungen gelten entsprechend für die Archivbibliothek.

§ 6
Haftung

(1) Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivguts sowie für die sonst bei der Benutzung des Stadtarchivs verursachten Schäden. Dies gilt nicht, wenn er nachweist, daß ihn kein Verschulden trifft.

(2) Die Stadt Ostfildern haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit bei der Vorlage von Archivgut und Reproduktionen zurückzuführen sind.

§ 7
Auswertung des Archivguts

(1) Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivguts die Rechte und die schutzwürdigen Interessen der Stadt Ostfildern, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und deren schutzwürdige Interessen zu wahren. Er hat die Stadt Ostfildern von Ansprüchen Dritter freizustellen. Belegstellen sind anzugeben.

§ 8
Belegexemplare

(1) Der Benutzer ist verpflichtet, von einem Druckwerk im Sinne von § 2 Abs. 1 des Pflichtexemplargesetzes, das er unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs verfaßt oder erstellt hat, nach Erscheinen des Druckwerkes dem Stadtarchiv unaufgefordert ein Belegemplar unentgeltlich abzuliefern. Ist dem Benutzer die unentgeltliche Ablieferung eines Belegexemplares insbesondere wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Druckwerkes nicht zumutbar, kann er dem Stadtarchiv entweder ein Exemplar des Druckwerkes zur Herstellung einer Vervielfältigung für einen angemessenen Zeitraum überlassen oder eine Entschädigung bis zur Höhe des Ladenpreises verlangen. Wenn ein Ladenpreis nicht besteht, kann der Benutzer eine Entschädigung bis zur Höhe der halben Herstellungskosten des Belegexemplares verlangen.

(2) Absatz 1 Sätze 1 bis 3 gelten entsprechend für Veröffentlichungen des Benutzers in Sammelwerken oder Zeitschriften sowie für Schriftwerke, die nicht veröffentlicht sind.

(3) Ohne Zustimmung des Benutzers dürfen nichtveröffentlichte Schriftwerke vom Stadtarchiv nur zur Erschließung von Archivgut verwendet werden; anderen Personen darf keine Einsicht in nichtveröffentlichte Schriftwerke gewährt werden.

§ 9
Reproduktionen und Editionen

(1) Die Fertigung von Reproduktionen und deren Publikation bedürfen der Zustimmung der Stadt Ostfildern. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck und unter Angabe der Belegstellen verwendet werden.

(2) Von jeder Veröffentlichung eine Reproduktion ist dem Stadtarchiv ein Belegexemplar kostenlos zu überlassen.

(3) Die Herstellung von Reproduktionen fremder Archivalien bedarf der schriftlichen Zustimmung des Eigentümers.

§ 10
Gebühren

(1) Die Erhebung von Gebühren und Auslagen richtet sich nach der Verwaltungsgebührensatzung der Stadt Ostfildern in der jeweils gültigen Fassung.

(2) Bei der Benutzung des Stadtarchivs für wissenschaftliche und ortsgeschichtliche Zwecke kann auf die Erhebung von Gebühren verzichtet werden.

§ 11
Geltungsbereich

Diese Archivordnung gilt auch für Archivgut anderer Stellen, soweit mit den abgebenden Stellen keine andere Vereinbarung getroffen wurde.

§ 12
Inkrafttreten

Diese Archivordnung tritt am Tage nach der öffentlichen Bekanntmachung in Kraft. Gleichzeitig wird die Benutzungsordnung vom 09.08.1983 aufgehoben.

Eine etwaige Verletzung von Verfahrens- oder Formvorschriften der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg (GemO) in der Fassung vom 3. Oktober 1983 (Gesetzblatt S. 577), zuletzt geändert durch Gesetz vom 18. Mai 1987 (Gesetzblatt S. 161), oder von aufgrund der GemO erlassener Verfahrensvorschriften beim Zustandekommen dieser Satzung wird nach § 4 Abs. 4 GemO unbeachtlich, wenn sie nicht schriftlich innerhalb eines Jahres - seit der Bekanntgabe dieser Satzung - gegenüber der Stadt Ostfildern geltend gemacht worden ist; der Sachverhalt, der die Verletzung begründen soll, ist zu bezeichnen. Dies gilt nicht, wenn die Vorschriften über die Öffentlichkeit der Sitzung, die Genehmigung oder die Bekanntmachung der Satzung verletzt worden sind.

Die Archivordnung wird hiermit öffentlich bekanntgemacht.

Ostfildern, den 11.03.1991
gez. Koch, Oberbürgermeister

[veröffentlicht in der "Stadtrundschau", dem Amtsblatt der Stadt Ostfildern am 22.03.1991; Abschrift ohne Gewähr]